Copropriété : 9 Charges à Négocier avec son Syndic pour Économiser.

Les frais des syndics professionnels peuvent vite peser très lourd.

En plus de leurs honoraires annuels, forfaitaires, les syndics professionnels facturent également toutes sortes de frais au cours de l'année.

Les syndics touchent généralement deux types d'honoraires, un fixe et l'autre variable, pour la gestion.

Les syndics facturent des honoraires fixes, prévus dans leur contrat, qui correspondent à leur rémunération pour la gestion courante de l'immeuble. Ce montant est prévu à l'avance dans le contrat et ne varie pas en cours d'année.

Les syndics perçoivent aussi des honoraires correspondant aux "prestations particulières". Ces prestations sont facturées au fil de l'année, en fonction des services rendus par le syndic.

Les charges des syndics peuvent être négociées avant la signature du contrat

Or ces frais, cumulés, font vite exploser la note du syndic.

Tous ces frais, une fois le contrat ratifié, sont figés. La loi ne limite pas ces honoraires, et ceux-ci sont souvent disproportionnés au vu du service rendu.

AVANT la ratification du mandat de syndic, en négociant et en proposant des solutions alternatives pour certains postes, on pourra faire faire des économies à toute la copropriété.

Voici quelques pistes pour diminuer la facture.

1. Les photocopies

Les professionnels les facturent en général en 0,20 et 0,40 €/pièce.

Certains sous-traitent carrément les impressions à une entreprise spécialisée, plus compétitive, et ne répercutent pas l'économie réalisée sur le compte de la copro, à laquelle les copies sont facturées plus cher en vertu du contrat de syndic.

Non seulement c'est illégal de ne pas reporter la facture du sous-traitant dans les comptes, mais de plus la partie main-d'oeuvre de ces factures doit être réglée par le syndic et non les copropriétaires.

--> Négociez le prix de la copie avec votre syndic (0,10 €/pièce étant un prix raisonnable, l'ARC, association de défense des copropriétaires, estimant à 4 cts le coût réel d'une copie),

--> Ou demandez à ce que la copropriété sous-traite, mais officiellement, les frais de copie afin d'en diminuer le coût.

Dans tous les cas, l'impression en recto-verso permet de faire des économies de papier et d'affranchissement, l'envoi pesant alors moins lourd.

2. Les vacations horaires

Le personnel du syndic est tenu de facturer ses vacations horaires, c'est-à-dire le temps passé en assemblée générale, pour le suivi de dossiers sinistres et contentieux, la gestion du personnel employé sur les copropriétés, sa présence aux expertises dans le cadre de sinistres.

La vacation est généralement facturée entre 80 et 100 € nets de l'heure, les heures non ouvrables coûtant plus cher.

--> Si votre syndic refuse de diminuer le taux horaire de la vacation, surveillez scrupuleusement le nombre d'heures déclarées. Demandez-lui d'intervenir pendant les heures ouvrables autant que possible.

3. Dossiers sinistres

Une majorité des syndics professionnels facture entre 10 et 50 € l'ouverture de chaque dossier sinistre, sans compter les vacations horaires que le gestionnaire va facturer en sus.

Certains syndics ouvrent des dossiers sinistres même quand ils savent que l'assureur, en vertu de son contrat, ne prendra pas le sinistre en charge, afin de facturer. Cette pratique est doublement onéreuse car elle fait augmenter votre prime d'assurance.

--> Au-dessus de 10 € par dossier, négociez à la baisse. Ouvrir un dossier sinistre signifie rédiger une déclaration puis la glisser dans une pochette. Cela ne vaut donc pas 50 €. D'autant plus que lors de l'indemnisation du sinistre, les syndics perçoivent une rémunération de l'assureur.

4. Location de la salle d'assemblée générale

Lorsque l'assemblée générale a lieu dans les locaux du syndic, celui-ci facture souvent la location de la salle, alors qu'elle ne lui coûte rien de plus.

--> Si votre syndic refuse d'appliquer la gratuité, renseignez-vous auprès des salles paroissiales ou communales de votre quartier, moins chères.

5. Frais de timbres

Ils sont le plus souvent facturés au réel, les plus chers étant les envois recommandés. Or il existe des solutions pour en éviter une partie.

La loi impose d’envoyer en recommandé avec accusé de réception la convocation à tous les copropriétaires. Le procès-verbal, lui, doit être adressé en RAR aux propriétaires ayant été absents ou opposants lors de l’assemblée. Or il est possible d’y déroger en partie.

--> Si la majorité des propriétaires vit sur place, il est possible d’organiser une remise contre émargement, le gardien ou un des copropriétaires remettant leur convocation aux propriétaires concernés contre signature. Les convocations non remises devront être envoyées par La Poste.

--> Si la loi interdit la remise en mains propres, même contre émargement, du procès-verbal de l’assemblée, elle n’impose son envoi (en RAR) qu’aux copropriétaires absents ou opposants (qui ont voté contre des décisions adoptées ou pour des décisions rejetées). Or les syndics les adressent à tous les copropriétaires.

Parlez-en en assemblée générale. Si les autres copropriétaires sont d’accord pour n'envoyer le PV qu'aux propriétaires prévus par la loi, ce seront autant de timbres et de photocopies économisés.

6. Honoraires des travaux

À chaque fois que vous votez des travaux en assemblée, le syndic ne manque pas de faire voter en même temps sa rémunération pour leur suivi.

Cette rémunération représente en général 4 % du montant des travaux.

--> Dans ce cas des honoraires sont votés en AG en même temps que les travaux. Négociez donc à ce moment, en gardant en mémoire que le syndic vous facturera en plus des vacations pour le suivi du chantier. 2 % d'honoraires travaux semblent raisonnables.

7. Frais de tenue de compte bancaire séparé

Alors là, c'est la cerise sur le gâteau. Les copropriétés sont légalement tenues d'avoir un compte bancaire séparé de celui des autres copropriétés gérées par le syndic (en opposition au compte global).

Pourtant, pour des raisons douteuses, certains syndics font tout pour que les copropriétés maintiennent le compte global, allant même jusqu'à demander des honoraires supplémentaires (environ 20 € HT par copropriétaire) en cas de maintien d'un compte séparé.

--> Cette pratique est illégale. Si votre syndic prévoit de tels frais, rappelez-lui en assemblée qu'il est en tort, rien ne doit s'opposer à l'ouverture d'un compte bancaire séparé, plus transparent pour votre copropriété.

Les deux postes suivants concernent des postes particuliers car ce sont ceux directement imputés à un copropriétaire, et non plus supportés par l'ensemble de la copropriété.

8. État daté et frais de mutation

Lorsqu'un copropriétaire vend son bien, le syndic doit certifier au notaire que le vendeur est à jour de ses charges. Il doit donc lui produire un document l'attestant, ainsi que divers documents comme les derniers PV d'assemblée et un questionnaire afin de connaître l'état de l'immeuble sur le plan des travaux, procédures...

Quand le syndic travaille correctement, cet acte ne prend pas beaucoup de temps. Pourtant, les professionnels demandent environ 400 € au vendeur, que ce soit pour un appartement ou un garage.

--> Il est donc important, avant la signature du mandat, même au cours de l'assemblée, de faire diminuer ce montant. 100 à 150 € paraissent plus que suffisants pour la réalisation d'un état daté et d'un questionnaire notaire.

À savoir : depuis la loi SRU de 2000, ce n'est plus le notaire qui détermine qui du vendeur ou de l'acquéreur doit s'acquitter des travaux ou du soldes de charges, mais bien les parties elles-mêmes au moment de la signature. Il est important d'y penser, notamment à la consommation d'eau, car le syndic ne sera pas tenu de faire le prorata.

9. Frais de relance

Allant de 20 à 50 €, les frais de relance peuvent faire exploser la note.

--> Demander au syndic de facturer le timbre au réel si la relance est adressée en RAR. La facturation des relances envoyées en simple est illégale, rappelez-le à votre syndic.

Des frais à refuser avant la signature du mandat de syndic

Il est important, pour économiser, d'éplucher le projet de contrat que le syndic joint à la convocation et d'en discuter avec les autres copropriétaires et le syndic.

Pensez, avant que votre assemblée ne soit convoquée, à demander des propositions concurrentes. En effet, si votre syndic actuel refusait de s'aligner au moment de l'assemblée, vous vous seriez obligés d'accepter un contrat onéreux ou de vous passer de ses services, ce qui entraînerait d'autres frais pour votre copropriété.

Mais pour autant, ne changez pas de syndic à la légère, ceux-ci, prudents, prévoyant des frais de transmission de dossier à leur successeur !

Nous sommes nombreux à voir nos charges exploser sans avoir de moyens de défense une fois le mandat signé. Et vous, comment vous y êtes-vous pris pour faire diminuer la note de votre syndic ? Je vous invite à nous raconter votre expérience dans les commentaires, qui sont à vous, et auxquels je ne manquerai pas de répondre.

Économies réalisées

Exemples d'économies :

- prenons un ravalement de façade à 100 000 €. Avec des honoraires à 4 %, le syndic empochera 4 000 €. Si on négocie ces honoraires à 1,5 % des travaux, l'économie réalisée sera de 4 000 - 1 500 = 2 500 €.

- pour une copropriété de 100 personnes, dont 60 vivent sur place, remplacer l'envoi de la convocation en recommandé (un recommandé coûtant plus de 6 € eu égard au poids de la convocation) par une remise contre émargement permettra d'économiser : 60 x 6 € = 360 €.

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